6月議会より~公文書管理は未来への責任

2018年7月8日 03時00分 | カテゴリー: 活動報告

「公文書管理法」で定められた公文書とは、行政機関で作成された行政文書を示します。行政機関の職員が職務上作成し、組織で共有され、使用・保有している文書と定義されています。

本市では、業務上作成したいわゆる行政文書は総務部、総務課が所管で、保存期間が終了した公文書のうち後世に残すべき重要なものを歴史的公文書と位置付け、永久的に保存を図る機関が文化・スポーツ部、文化振興課となります。

公文書は、「健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源」「主権者である国民が主体的に利用しうるもの」であるとされ、国や自治体などの行政機関の活動の基盤となり、また、歴史の証しともなるもので正しく取り扱わなければなりません。

公文書のあるべき姿とは、本来こういうものです。そして、それを正しく管理することで自治体がその時代を切り拓き、市民のためのまちづくりに尽くしてきたことを証明する資料としても存在することができます。

一方で、公文書は増え続けています。「情報公開と文書管理は車の両輪」と言われるように、情報公開制度のより一層の充実が求められる中、市政運営の透明性を向上させ、市民への説明責任を果たしていくため公文書管理について質問しました。

市長は、自治体の長として行政文書の在り方や重要性については、行政文書は、「健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的財産であり、情報公開制度とあいまって、行政の諸活動を説明する責務を全うするために、重要な社会的意義と役割をもつものとその重要性の認識を示しました。

本市では毎年、保存箱に換算して、25箱分を電子化、マイクロフィルム化して保存し、約1,080箱を廃棄しています。

保存期間を過ぎた行政文書のうち毎年100箱程度を歴史的公文書として、選別・収集しています。

市民の将来の利用に向け、限られた人数で目録作業が粛々と行われていることがわかりました。

朝日新聞6月9日の紙面には、福田康夫元首相から国への公文書管理に対する苦言が寄せられました。

公文書管理が全国的に注目されている中、正確な記録は業務遂行のために極めて重要な、大切な資源であると誰もが認識しています。

本市でも「説明責任」の概念を掲げた公文書管理条例を策定するよう提案し、懸案事項の1つである目録の整備、そして、将来の利用に向け作業の遂行を要望いたしました。